Privacy

1. Wie we zijn en onze rollen

Dit privacybeleid legt uit hoe PunchRelay ("wij", "ons") omgaat met persoonsgegevens op onze website (punchrelay.com) en in de PunchRelay-app die Shopify-merchants installeren. PunchRelay wordt beheerd vanuit Hanoi, Vietnam. Voor privacyvragen kun je ons bereiken via het e-mailadres onderaan deze pagina.

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU en de UK GDPR vervullen wij twee rollen:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor websitebezoekers: wanneer je punchrelay.com bezoekt of ons een aanvraag voor vroege toegang stuurt, bepalen wij hoe die gegevens worden gebruikt en zijn wij daarvoor verantwoordelijk.
• Verwerker voor merchants: wanneer een merchant de PunchRelay-app gebruikt, is de merchant de verwerkingsverantwoordelijke voor de winkel-, koper- en ordergegevens. Wij verwerken die gegevens alleen om de dienst voor die merchant te leveren en volgens de instructies van de merchant.

2. Website: aanvragen voor vroege toegang

Wanneer je het formulier voor vroege toegang verstuurt, slaan wij het volgende op: je zakelijke e-mailadres, de URL van je Shopify-winkel en je inkoopsysteem als je die invult, de pagina en taal die je gebruikte, het land dat uit je verbinding wordt afgeleid, de user-agentstring van je browser en het tijdstip van de aanvraag.

Wij gebruiken deze gegevens om je te antwoorden en de onboarding voor te bereiden. De rechtsgrond is artikel 6, lid 1, onder b, AVG (maatregelen die op jouw verzoek worden genomen voordat een overeenkomst wordt gesloten). Je e-mailadres is nodig om je te kunnen antwoorden; alle andere velden zijn optioneel. Er is geen wettelijke verplichting om deze gegevens te verstrekken.

De aanvraag wordt opgeslagen in Cloudflare Workers KV en na 180 dagen automatisch verwijderd. Een melding met dezelfde gegevens wordt via Cloudflare Email Sending naar onze mailbox hello@punchrelay.com gestuurd, die door Google (Gmail) wordt gehost. E-mails over je aanvraag blijven in die mailbox zolang wij contact met je hebben; je kunt ons op elk moment vragen ze te verwijderen.

3. Website: beveiliging, basisstatistieken en je cookiekeuze

Het volgende geldt voor elke bezoeker en hangt niet af van je cookiekeuze:

• Beveiliging en botbescherming: Cloudflare filtert het verkeer naar onze site en gebruikt Turnstile op het formulier voor vroege toegang. Daarbij worden je IP-adres en technische browsersignalen verwerkt. Cloudflare kan strikt noodzakelijke beveiligingscookies plaatsen, zoals __cf_bm of cf_clearance. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de site en het formulier te beschermen tegen misbruik (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).
• Basisstatistieken: Cloudflare Web Analytics telt paginaweergaven en meet de laadprestaties zonder cookies of andere identificatoren op je apparaat op te slaan. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een snelle, goed werkende site (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).
• Je cookiekeuze: wanneer je optionele statistieken accepteert of weigert, bewaart de lokale opslag van je browser een item met de naam pr-consent met je keuze en het tijdstip waarop je die maakte. Dit item blijft zes maanden bewaard; daarna vragen wij het opnieuw. Het is strikt noodzakelijk om je keuze te respecteren en vereist geen toestemming.

4. Website: optionele statistieken (alleen met je toestemming)

Met je toestemming gebruiken wij Google Analytics 4 om bezoeken en voltooide aanvragen voor vroege toegang te meten, en Microsoft Clarity om vast te leggen hoe pagina's worden gebruikt (klikken, scrollen, paginaopmaak) en om heatmaps te maken. Geen van beide wordt geladen voordat je in de cookiebanner Accepteren kiest. Als je Weigeren kiest of geen keuze maakt, wordt voor deze tools geen verzoek naar Google of Microsoft gestuurd en worden er geen cookies van deze tools geplaatst.

Zodra ze geladen zijn, ontvangen deze tools je IP-adres en informatie over je browser en apparaat. Google Analytics plaatst de cookies _ga en _ga_8RPMWNX6KK (maximaal 2 jaar). Clarity plaatst _clck (maximaal 1 jaar) en _clsk (1 dag), en Microsoft kan eigen cookies plaatsen op clarity.ms en bing.com. Opslag voor Google-advertenties, advertentiegebruikersgegevens en advertentiepersonalisatie blijven uitgeschakeld. Wanneer een aanvraag voor vroege toegang slaagt, ontvangt Google Analytics alleen het gekozen inkoopsysteem en de taal van de pagina, nooit je e-mailadres of winkel-URL. Clarity maskeert tekst die in formuliervelden wordt getypt.

Google bewaart eventgegevens van Google Analytics 2 maanden. Microsoft bewaart Clarity-opnamen 30 dagen en geaggregeerde heatmapgegevens maximaal 13 maanden.

Rechtsgrond: je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG en artikel 5, lid 3, van de ePrivacyrichtlijn; in Duitsland § 25, lid 1, TDDDG). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Wij laden deze tools dan niet meer en verwijderen hun cookies op ons domein. Intrekking heeft geen gevolgen voor verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden.

5. App: gegevens die wij voor merchants verwerken

Om Shopify-winkels te verbinden met inkoopsystemen van kopers, verwerkt de PunchRelay-app namens de merchant het volgende:

• Merchantaccount: het domein van de Shopify-winkel, Shopify-toegangs- en vernieuwingstokens (versleuteld) en de gebruikers-ID's van Shopify-medewerkers die in het activiteitenlog van de beheeromgeving worden vastgelegd.
• Koperkoppelingen: koperidentiteiten (bijvoorbeeld Ariba-netwerk-ID's), shared secrets (versleuteld), protocolinstellingen en het Shopify B2B-bedrijf, de locatie en het contact waaraan elke koppeling is gebonden.
• Punchout-sessies: inkomende cXML PunchOutSetupRequest- en OCI-inloggegevens, inclusief gebruikersgegevens van de koper die het inkoopsysteem meestuurt, sessiecookies en retour-URL's.
• Winkelwagenoverdrachten: SKU's, omschrijvingen, prijzen, valuta, aantallen en classificatiecodes van artikelen, die als cXML PunchOutOrderMessage of OCI-formuliergegevens aan de koper worden teruggestuurd.
• Inkooporders: cXML OrderRequest-documenten met inkoopordernummers, orderregels, contactgegevens van de koper en verzend- en factuuradressen, die worden gebruikt om de inkooporder ter controle aan de merchant voor te leggen en, als de merchant daarvoor kiest, de Shopify-order aan te maken.

6. Beveiliging

Wij beschermen gegevens met de volgende maatregelen:

• Versleuteling tijdens overdracht: verbindingen met onze website en gateway gebruiken HTTPS met TLS 1.2 of hoger.
• Versleuteling van inloggegevens: Shopify-tokens en shared secrets van kopers worden versleuteld met AES-256-GCM, met een applicatiesleutel die buiten de database en de back-ups daarvan wordt bewaard.
• Geschoonde logs: protocollogs bewaren ruwe cXML- en OCI-berichten voor foutopsporing, maar shared secrets, wachtwoorden en autorisatietokens worden vóór opslag verwijderd.
• Versleutelde back-ups: databaseback-ups worden versleuteld voordat ze de server verlaten.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens alleen zo lang als het doel vereist:

• Aanvragen voor vroege toegang: 180 dagen (zie sectie 2).
• Punchout-sessies en protocollogs: 90 dagen.
• Inhoud van inkooporders, inclusief adressen, en de daarop gebaseerde orderverwerkingsrecords: 90 dagen. Daarna blijft een deduplicatierecord bewaard, zodat dezelfde inkooporder nooit twee Shopify-orders wordt. Dit record bevat het winkeldomein, de status, tijdstempels en twee SHA-256-vingerafdrukken (een van de winkel, de koperidentiteit en het inkoopordernummer, een van de commerciële velden van de order). Het bevat niet de inhoud van de order en wordt bewaard zolang de winkel orders van die koper kan ontvangen, ook na deïnstallatie.
• Supportdiagnostiek: 30 dagen; de registratie van wie deze heeft opgevraagd: 1 jaar.
• Instellingen van het merchantaccount en de koperkoppelingen: tot het shop/redact-verzoek van Shopify (zie sectie 9).
• Registraties van privacyverzoeken (type, datums en status): bewaard om aan te tonen dat wij ze hebben afgehandeld.
• Versleutelde databaseback-ups: 30 dagen. Gegevens die uit het live systeem zijn verwijderd, kunnen in deze back-ups blijven staan tot die verlopen.
• Server- en proxylogs, die IP-adressen kunnen bevatten: worden automatisch geroteerd en alleen bewaard voor beheer en beveiliging.

8. Dienstverleners en internationale doorgiften

Wij maken gebruik van de hieronder vermelde dienstverleners. Elk van hen mag persoonsgegevens alleen volgens onze instructies verwerken.

Cloudflare, Google en Microsoft zijn gevestigd in de VS. Doorgiften aan hen zijn gebaseerd op het EU-VS-gegevensprivacykader (EU-US Data Privacy Framework), waaronder alle drie gecertificeerd zijn, en daarnaast op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, voor zover de verwerkingsvoorwaarden van de dienstverlener die bevatten. PunchRelay wordt beheerd vanuit Vietnam, en wij hebben van daaruit toegang tot gegevens om verzoeken te beantwoorden en de dienst te leveren.

• Cloudflare, Inc. (VS, wereldwijd netwerk): DNS, CDN, firewall, Turnstile, Web Analytics, Workers en KV-opslag voor aanvragen voor vroege toegang, het verzenden van e-mail, en R2-opslag voor versleutelde back-ups binnen de EU-jurisdictie van Cloudflare.
• netcup GmbH (Wenen, Oostenrijk, EU): applicatieservers en de primaire database.
• Shopify Inc. (Canada en VS): het commerceplatform, het inloggen van merchants en de facturering van de app.
• Google LLC (VS): de Gmail-mailbox voor hello@punchrelay.com en, alleen met je toestemming, Google Analytics 4.
• Microsoft Corporation (VS): Microsoft Clarity, alleen met je toestemming.

9. Privacyverzoeken via Shopify

De app verwerkt de verplichte privacywebhooks van Shopify als volgt:

• app/uninstalled: de Shopify-toegangstokens van de winkel worden verwijderd en de koperkoppelingen van de winkel worden direct uitgeschakeld.
• customers/data_request: wij stellen een export op van de gegevens die wij over die klant hebben en stellen die binnen 30 dagen in de app beschikbaar voor de merchant.
• customers/redact: wij verwijderen of anonimiseren de persoonsgegevens van die klant binnen 30 dagen.
• shop/redact: Shopify stuurt dit verzoek ongeveer 48 uur na deïnstallatie. Zodra het binnenkomt, verwijderen wij de resterende gegevens van de winkel, met uitzondering van de deduplicatierecords en de registraties van privacyverzoeken die in sectie 7 zijn beschreven. Kopieën in versleutelde back-ups verlopen binnen 30 dagen.

10. Je rechten

Je hebt het recht op inzage in je persoonsgegevens, op rectificatie of wissing ervan, op beperking van de verwerking, om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen en om je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die op elk moment intrekken met ingang voor de toekomst.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, in het bijzonder in het EU- of EER-land waar je woont of werkt of waar volgens jou inbreuk op je rechten is gemaakt.

Als je gegevens via de winkel van een merchant bij ons terecht zijn gekomen (bijvoorbeeld als contactpersoon van de koper op een inkooporder), neem dan eerst contact op met die merchant. Wij ondersteunen merchants bij het beantwoorden van zulke verzoeken. Wij nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij werken dit beleid bij wanneer onze verwerking verandert. De datum bovenaan geeft de nieuwste versie aan. Als een wijziging gevolgen heeft voor de optionele statistieken, vragen wij je opnieuw om je cookiekeuze.